Taka podstawowa definicja pozwala nazwać ewidencją czasu pracy praktycznie dowolny dokument, rejestr, plik cyfrowy czy nawet zestaw wykresówek z tachografu analogowego. Niestety taka ewidencja to jest dopiero początek nieco dłuższej drogi, której celem jest prawidłowe rozliczenie należnego wynagrodzenia. Zgodnie z aktualnymi wymogami zarówno kierowcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę jak i kierowcy współpracujący na podstawie umowy zlecenia mają gwarantowane minimalne składniki wynagrodzenia, które należy wypłacić (a oczywiście wcześniej je wyliczyć).

Dla umów cywilnoprawnych określona została minimalna stawka godzinowa. W 2019 roku jest to kwota 14,70 zł brutto za godzinę. Umowa zlecenie, o dzieło czy działalność gospodarcza nie określa innych obowiązkowych dodatków, np. z tytułu pracy w porze nocnej czy pracy w dni wolne. Nadal jest to dość elastyczna forma współpracy. Należy jednak pamiętać, że liczba godzin pracy zarejestrowana na tachografie (karcie cyfrowej lub wykresówce, ewentualnie innym rejestrze pracy) musi być przemnożona przez wartość 13 zł brutto i dopiero taka kwota ma zostać odpowiednio oskładkowana. Uprawnieni inspektorzy PIP weryfikują zapisy z tachografów z ewidencją czasu pracy kierowcy i kwotami wypłaconymi z tytułu wynagrodzenia.

Nieco inaczej jest z kierowcami zatrudnionymi na umowę o pracę. Tutaj oprócz stawki minimalnej za normalną pracę są inne gwarantowane dodatki. Takimi składnikami są m.in.: wynagrodzenie za pracę ponad obowiązujące pracownika normy pracy (tzw. nadgodziny), dodatki za pracę w niedziele i święta, wynagrodzenie za dyspozycję, przymusowe przerwy i przestoje. Ten bardziej rozbudowany zestaw składników wynagrodzeń jest również wyliczany na podstawie wspomnianej wcześniej ewidencji czasu pracy. Jak zatem przygotować ten kluczowy dokument aby pozwolił on następnie łatwo wyliczyć należne składniki dla kierowcy ? Ewidencja czasu pracy podzielona jest na dni (doby). To właśnie doba jest podstawowym wycinkiem ewidencji, w którym następuje zliczanie składników płacowych. Wynika to bezpośrednio z art. 8 Ustawy o czasie pracy kierowców: „1. Dla celów rozliczania czasu pracy i ustalania uprawnienia do wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych, przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.” Przykład aktywności w dobie (zrzut analizy z programu SuperTacho.pl): Rys. 1: Jak łatwo zauważyć rozpoczęcie pracy o godzinie 6:00 powoduje, że doba (i składniki w niej zawarte) są rozliczane razem do godz. 6:00 następnego dnia. To w takim właśnie okresie 24 kolejnych godzin zliczana jest praca. W powyższym przykładzie suma jazdy (7h:36m) i innej pracy (4h08m) daje razem 11h:44m rzeczywistej pracy. Oprócz jazdy i pracy mamy widoczne dwie przerwy po 45 minut, czyli razem 1h:30m. Ten okres jest pomniejszany o przerwę 15 minut (tzw. śniadaniową) udzielaną, jeśli wymiar pracy przekraczał 6 godzin. Te 15 minut zalicza się do czasu pracy. Zatem w powyższym przykładzie ostatecznie jest: praca: 11h:44m + 0:15 = 11h:59m przerwy w pracy: 1h:30m - 0:15 = 1h:15m (przerwy zalicza się do dyżuru płatnego minimum 50% stawki) Tak zostanie to zapisane w ewidencji czasu pracy dla tego dnia.

Kolejnym krokiem rozliczania ewidencji jest sprawdzenie uprawnienia pracownika do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wymiar normalnej pracy wynika z przyjętego dla pracownika systemu zatrudnienia (podstawowy, równoważny, zadaniowy) oraz ustalonego wymiaru dla danego dnia. Zatem przyjmując, że w powyższym przykładzie kierowca miał pracować normalnie przez 8 godzin (system podstawowy) a przepracował faktycznie 11h:59m, to należy mu się wynagrodzenie za 3h:59m nadliczbowych. Gdyby jednak zastosować system równoważny, z możliwością wydłużenia wymiaru normalnej pracy do 12 godzin, wówczas w powyższym przykładzie cała praca 11:59, będzie normalnym czasem pracy i nie będą przysługiwać dodatki za nadgodziny. To właśnie dlatego czasami dochodzi do nieporozumień w zakresie oczekiwań kierowców i faktycznych wyliczeń nadgodzin. Ten sam dzień może być rozliczony różnie. Bardzo ważne jest, aby znać zasady rozliczania czasu pracy ustalone przez pracodawcę (system zatrudnienia, ustalony wymiar pracy na poszczególne doby, okres rozliczeniowy). Istotne jest też rozróżnienie okresu jazdy dziennej liczonego od zakończenia jednego odpoczynku do rozpoczęcia kolejnego długiego odpoczynku (RYS 2) od doby 24-godzinnej, w której to rozliczamy czas pracy (RYS 1). Rys. 2. Okres jazdy dziennej wg Rozp. WE 561/2006: Kolejna doba rozpoczyna się po zakończeniu poprzedniej (24h). Nie ma podstawy prawnej pozwalającej skracać doby i rozpoczynać liczenie nowej doby przed zakończeniem poprzedniej. Sam fakt, że kierowca po prawidłowym odpoczynku może rozpocząć kolejny okres jazdy zgodnie z przepisami WE 561/2006, nie zmienia definicji, że zliczanie czasu pracy do ewidencji należy kontynuować do końca doby, czyli okresu 24h. Doba nie kończy się po odpoczynku, tylko po 24 godzinach. To się nie zmieni nawet jeśli zastosujemy dopuszczalny dla kierowców indywidualny rozkład czasu pracy. Definicja doby jest stała i określona w Ustawie o czasie pracy kierowców (trwa 24 godziny).

Ze względu na specyficzny rodzaj pracy kierowców w transporcie i różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, wprowadzono możliwość ustalania indywidualnego rozkładu czasu pracy (ustalania różnych początków i zakończeń pracy). Niestety mylnie jest to interpretowane, że dzięki zastosowaniu tego zapisu w regulaminie pracy można skracać doby. Przepis brzmi: „Art. 8 pkt 2. Indywidualny rozkład czasu pracy pracownika ustalany przez pracodawcę może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy; w takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.” A zatem nie zmieniamy tutaj definicji doby, tylko identyfikujemy zdarzenia pracy po ponownym rozpoczęciu pracy i nie zaliczamy do nadgodzin. Doba nadal trwa 24 godziny. Przykład (RYS 3): W tym wypadku zdarzenia jazdy po godzinie 3:00 rano nie będą zaliczane do nadgodzin. Zatem suma pracy w całej dobie nadal wynosi 11h:59m, ale nadgodziny będą naliczane tylko z pierwszej części: 6h:26m jazdy + 4h:08m innej pracy + 0:15m przerwy śniadaniowej = 10h:49m pracy Rys. 4. Przykład dla systemu podstawowego: Nadgodziny: 10h:49m pracy - 8h normy = 2h:49m Do ustalania nadgodzin nie uwzględniamy zdarzeń po odpoczynku, ignorujemy je chociaż nadal są one w tej samej dobie 24-godzinnej. Na tym właśnie polega indywidualny rozkład czasu pracy, a nie na skracaniu doby i rozpoczęciu nowej (doby) tuż po zakończeniu odpoczynku. Podsumowanie tego przypadku: 11h:59m pracy, 2h:49m nadgodzin z dodatkiem 50%, 1h:15m dyżuru50%. Z dalszych szczegółowych analiz będzie wynikało jednak, że zdarzenia z indywidualnego rozkładu czasu pracy, których nie uwzględniliśmy do naliczania nadgodzin z dodatkiem 50% będą musiały być wypłacone jako dodatki 100% z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej. Czyli 2x drożej. Dlatego zanim zdecydujemy się na zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy zalecałbym dokonanie kilku przykładowych wyliczeń na historycznych rzeczywistych danych w celu sprawdzenia czy wybór indywidualnego rozkładu jest na pewno uzasadniony. Można bowiem bez żadnego problemu realizować przewozy drogowe o różnym charakterze i kierowcy mogą rozpoczynać swoją pracę o różnych godzinach w zależności od potrzeb, gdyż większość kierowców nie musi mieć ustalonych żadnych rozkładów godzin pracy: „Ustawa o CPK art. 11 pkt 2a. Rozkładów czasu pracy nie ustala się dla kierowcy wykonującego przewóz rzeczy lub okazjonalny przewóz osób.”

Po odpowiednim zliczeniu pracy w dobach, ustaleniu liczby nadgodzin, dyżurów i dodatków za pracę w porze nocnej poszczególne sumy należy przemnożyć przez odpowiednie wartości stawek i dodatków i tak odpowiednie kwoty przekazać kierowcy w formie wynagrodzenia. Jak widać sam proces rozliczania ewidencji wymaga pewnego zakresu wiedzy i trochę doświadczenia, ale nie są to informacje nie do zdobycia. Dlatego wszystkich zainteresowanych zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami w całej Polsce. Mariusz Hendzel Ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP

Mariusz Hendzel
Ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP