Trudno dziś wyobrazić sobie prowadzenie przedsiębiorstwa mającego w swoich zasobach samochody firmowe bez wsparcia kart flotowych. Większość polskich przewoźników korzysta już nie z jednej, ale często z wielu różnych kart paliwowych.

– Wzrost popularności kart sprawił, że ich emitenci opracowują rozwiązania odciążające klientów ze wszystkich formalności związanych z pojazdem w trasie – ocenia Mariusz Derdziak, doradca DKV Euro Service Polska. – Zwykle przy pomocy tej samej karty zapłacimy nie tylko za paliwo, ale też za przejazdy autostradami i tunelami, serwis i 24h pogotowie awaryjne czy komplet wycieraczek na stacji. Ta sama karta zapewni długi termin płatności za wszystkie świadczenia. Dokładny zakres usług oraz zasięg danej karty zależy w głównej mierze od tego, czy jej emitentem jest konkretny koncern paliwowy czy też operator niezależny. W przypadku tych pierwszych emitentów, którzy sygnują swoje karty logiem danego koncernu np. Orlen lub Shell, płacenie kartą za paliwo możliwe będzie jedynie w obrębie sieci tychże stacji. W przypadku operatorów niezależnych sieć punktów akceptacji jest zwykle większa.

Sposób wykorzystania kart flotowych różni się w zależności od profilu przedsiębiorstwa. Dla mniejszych najbardziej przydatne są ułatwienia w rozliczeniach z gwarancją odroczonego terminu płatności, a także serwisy pomocne w planowaniu tras z uwzględnieniem tanich stacji na danej trasie. Jest to dzisiaj szczególnie ważne w planowaniu tankowań na trasach międzynarodowych. Jeszcze do niedawna przewoźnicy wiedzieli, które kraje należą do tanich, a w których zwykle paliwo było droższe. Obecnie konieczna jest weryfikacja cen przynajmniej raz w miesiącu, jeśli firma nie chce być zaskoczona wysoką ceną paliwa. Tym bardziej na znaczeniu zyskują oferowane przez niektórych emitentów kart specjalne serwisy online, które podają bieżącą cenę paliwa na wybranych stacjach, oraz pozwalają z dużą dokładnością wyliczyć łączną wysokość opłat drogowych na danej trasie.

Dla firm transportowych korzyścią z posiadania kart stają się również rabaty na paliwo i niższe stawki opłat drogowych. Emitenci kart ustalają rabaty w zależności od ilości i częstotliwości tankowania. Dla przykładu, w przypadku DKV niektóre z proponowanych opustów mogą zrównać cenę paliwa nawet ze stawkami hurtowymi. Operatorzy kart posiadają często w ofercie automatyczne urządzenia do rozliczania autostrad. Dzięki temu ich klienci zyskują dostęp do niższych opłat za wybrane autostrady i serwisy. Niektórzy emitenci są także pośrednikami w rozliczeniach zagranicznego podatku VAT. Zazwyczaj oferowane są dwie możliwości rozliczania podatku: fakturowanie netto, czyli natychmiastowe odliczenie należnej kwoty podatku VAT, oraz mniej popularny z uwagi na długi czas oczekiwania – tryb normalny.

Karty flotowe zapewniają zwiększone bezpieczeństwo dokonywania płatności. Kierowcy i firmy transportowe nie są narażone na niebezpieczeństwa związane z przewozem gotówki. Według Mariusza Derdziaka to także spore ułatwienie jeśli chodzi o zarządzanie pojazdami będącymi już w trasie. Już teraz wybrani operatorzy kart oddają w ręce klientów narzędzia, pozwalające na pełną kontrolę i monitoring kosztów ponoszonych w czasie podróży. Przykładowo można ustawić, które odcinki płatnych dróg w Europie są preferowane, a których kierowcy powinni unikać. System alarmuje przewoźnika za każdym razem, kiedy dokonana zostanie transakcja niezgodna z przyjętymi założeniami. Dzięki temu pozwala znacząco ograniczyć koszty przejazdów i, co istotne, świadomie i na bieżąco kontrolować wydatki floty. Podobny monitoring online jest możliwy w przypadku ubiegania się o zwrot podatku VAT płaconego za granicą – klient w każdym momencie może sprawdzić status swojego zwrotu i zapoznać się z odnośną dokumentacją.

Według Piotra Sokołowskiego (National Cards Sales Manager w BP Europa SE) zmniejszenie kosztów prowadzenia firmy transportowej to podstawowy powód, dla którego firmy decydują się na karty paliwowe. Kolejnymi są dogodna lokalizacja i bezpieczeństwo. Usługa BP PLUS ma wiele elementów, które pozwalają ograniczyć koszty. Zapewnia też bezpieczeństwo transakcji, czyli gwarancję tego, że paliwo trafia tam, gdzie powinno, pozwala na kontrolę transakcji poprzez zaawansowane e-konto działające w trybie online, i wygodę korzystania z jednej z największych sieci stacji paliw w Europie. Karta jest bowiem akceptowana na ponad 18 tys. stacji zrzeszonych w porozumieniu Routex (BP, Aral, Statoil, OMV i Eni) w kilkudziesięciu krajach i na ponad 800 w Polsce.

Karta BP PLUS umożliwia nie tylko bezgotówkowe regulowanie płatności za paliwo. Ważne są również zbiorcze faktury – znikają pojedyncze faktury z wielu stacji, co zapewnia oszczędność czasu i przejrzystość rozliczeń. Kolejnym istotnym rozwiązaniem jest kredyt kupiecki, w przypadku którego oszczędności osiągane są dzięki odroczonemu terminowi płatności.

Dla firm ważne jest również korzystanie z kompleksowej oferty opłat drogowych, usługi zwrotu VAT i akcyzy od wszystkich transakcji zrealizowanych przy użyciu różnych kart paliwowych w całej Europie oraz niezwykle pomocnej w zarządzaniu flotą aplikacji BP Fleet Expert.

Od końca ubiegłego roku użytkownicy karty BP PLUS mogą też optymalizować koszty swojej floty aut ciężarowych za pomocą wszechstronnego narzędzia telematycznego BP Fleet Move. To innowacyjne narzędzie pozwala nie tyko na monitorowanie pracy kierowcy w czasie rzeczywistym, ale również daje możliwość rekomendowania stacji, zestawiania transakcji paliwowych z odczytami poziomu paliwa w zbiorniku, czy doradzanie kierowcy, kiedy korygować styl jazdy, aby zapewnić jak najmniejsze zużycie paliwa.

Dla podjęcia decyzji o wyborze operatora niebagatelne znaczenie ma dostępność obiektów, ich standard i oferta. Stacje BP zlokalizowane są przy głównych szlakach tranzytowych. Na wielu z nich są – przystosowane do obsługi TIR-ów – duże parkingi pozwalające na swobodne manewrowanie, na wybranych – specjalne miejsca dla zestawów przewożących materiały niebezpieczne, wyposażone w nieckę z odpływem do specjalnego zbiornika. Wszystkie obiekty BP są dobrze oświetlone i posiadają nowoczesny monitoring. Ścisłe procedury bezpieczeństwa zapewniają szybkie rozpoznawanie wszelkich nieprawidłowości, a specjalne systemy kontroli dają najlepsze wyniki w wykrywaniu nadużyć.

Dodatkową zaletą posiadania kart BP PLUS jest możliwość udziału w konkursie „Bezpieczna flota z BP”, w którym zwycięzcy otrzymują nagrody w postaci bezpłatnych pakietów szkoleń z bezpiecznej jazdy, które BP funduje kierowcom aut służbowych, w tym również ciężarowych i autobusów.

Rok 2015 był okresem dalszych transformacji DKV w kierunku przekazania w ręce przewoźników kolejnych narzędzi oraz usług online. Nowa, ulepszona strona internetowa DKV, zawiera rozbudowany panel klienta DKV Kokpit, nowe funkcje e-faktury oraz możliwość sprawniejszego analizowania i raportowania danych. Nowy DKV Kokpit w jednym miejscu oferuje użytkownikowi całą gamę narzędzi do zarządzania transportem: planowanie tras z uwzględnieniem najtańszych miejsc tankowania, monitorowanie bieżących płatności w całej Europie, czy też sporządzanie zestawień i raportów – które następnie mogą być integrowane z dowolnym systemem zarządzania flotą. Wszystko uzupełnione przydatnymi informacjami oraz w pełni kompatybilne z urządzeniami mobilnymi typu smartfon lub tablet. W przypadku e-faktury nowością są bezpośrednie odnośniki do mapy, opcja sortowania kosztów wg pojazdu/kraju, a także możliwość generowania raportów flotowych na podstawie danych z faktury.

Karta paliwowa DKV umożliwia bezgotówkowe tankowanie oraz zakup wybranych akcesoriów na ponad 39.700 stacjach paliw różnych marek w całej Europie (w Polsce ponad 3.700 stacji).

Karta daje również dostęp do wielu usług dodatkowych, są to m. in.: rozliczanie opłat drogowych w Europie, serwisy naprawcze, 24h pomoc drogowa, internetowe serwisy do zarządzania transakcjami, planowania podróży czy zwrotu zagranicznego podatku VAT (w tym fakturowanie netto), usługi promowe, doradztwo. Ponadto DKV oferuje wszystkim swoim klientom internetową platformę DKV eReporting. Program ten umożliwia planowanie i analizę płatności całej floty: tankowań, opłat drogowych oraz zakupów i płatności za usługi, śledzi status zwrotu podatku VAT a także generuje raporty ostrzeżeń o dokonaniu nieplanowanych transakcji. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia alertów. Jeśli kierowca nie postępuje według zaleceń, spedytor otrzymuje specjalne zawiadomienia na e-mail.

Jednym z głównych kierunków działań DKV Euro Service jest rozwój usług online. Operator stawia nacisk na aplikacje, które ułatwią klientowi samodzielną obróbkę każdego typu danych, pozwolą oszczędnie zaplanować podróż, a nawet umożliwią śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym. Szczególnie przydatne są narzędzia online służące do śledzenia cen paliwa i planowania tankowania na trasach międzynarodowych. Internetowa platforma DKV podaje bieżącą cenę paliwa na każdej z 39 700 stacji, a także w sieci tanich stacji prywatnych działających w programie Bottom Up.

Karta paliwowa euroShell umożliwia płatności bezgotówkowe w 22.000 lokalizacji, w 35 krajach w całej Europie, z których łącznie prawie 2.500 stacji przeznaczonych jest dla transportu ciężkiego. W Polsce karta akceptowana jest na blisko 420 stacjach oraz na wszystkich odcinkach płatnych dróg (ViaToll, A1, A2, A4). W grudniu uruchomiona została akceptacja kart na myjniach ciężarowych w zachodniej Polsce. W Europie poza paliwem dostępne są płatności za promy, mosty i tunele, pomoc drogową, przewóz samochodów ciężarowych koleją, myjnie oraz mandaty drogowe. Poprzez konto euroShell w wybranych krajach klienci mogą rozliczać naliczony za granicą VAT oraz akcyzę z zakupu oleju napędowego. Standardowo proces zwrotu podatku może trwać nawet kilkanaście miesięcy. Posiadacze kart paliwowych nie mają takiego problemu, ponieważ to operator kart przejmuje wszystkie procesy administracyjne. Użytkownicy euroShell mogą skrócić ten czas do 2 tygodni, starając się o zwrot podatku VAT w trybie fakturowania netto.

Klienci z każdego kraju otrzymują oddzielną fakturę, co usprawnia zarządzanie kosztami. Korzystanie z usług partnera przyspiesza odzyskiwanie podatku, gdyż operator po sprawdzeniu wysokości zwrotu wykonuje przedpłatę na konto klienta, co pozwala na poprawę płynności finansowej w firmie transportowej.

Procesy administracyjne we flotach są znacznie prostsze, ponieważ informacje o wszystkich dokonanych transakcjach firma otrzymuje na fakturach zbiorczych. Ponadto, istnieje możliwość wyboru elektronicznej formy otrzymywania faktur, co ułatwia sposób ich rozliczania.

Karta euroShell zintegrowana jest z systemem telematycznym Shell FuelSave Partner, który umożliwia ograniczenie kosztów związanych z zakupami paliwa. Dzięki analizie zebranych danych w czasie rzeczywistym, operatorzy flotowi mogą zmniejszyć zużycie paliwa aż do 10% oraz zoptymalizować wydajność kierowcy i podnieść efektywność floty.

Z kartą zostały zintegrowane także usługi online. Jedną z nich jest aplikacja Shell Card Online, która została stworzona do zarządzania kartami paliwowymi. Umożliwia ona zamawianie nowych kart oraz blokowanie i wymianę skradzionych. Za pomocą Shell Card Online klient ma możliwość otrzymywania szczegółów dokonanych transakcji, a także tych związanych ze zużyciem paliwa. Innym narzędziem online jest aplikacja Motorist, działająca na systemach iOS lub Android, która pozwala na błyskawiczną lokalizację najbliższej stacji Shell.

PKN ORLEN, jako pierwszy na rynku, udostępnił klientom Programu FLOTA unikatowy system, który umożliwi pełną kontrolę parametrów monitoringu GPS zestawionych z wydatkami paliwowymi na stacjach Koncernu. Wprowadzone rozwiązanie pozwoli na wygenerowanie oszczędności w kosztach użytkowania i zarządzania flotą samochodową, a także zwiększy bezpieczeństwo transakcji.

System Monitoring GPS został przygotowany przez PKN ORLEN we współpracy z IMPEL SECURITY POLSKA i jest proponowany flotom samochodów ciężarowych i osobowych. Każdy nowy klient, korzystający z karty FLOTA, który zamontuje w aucie system GPS wspomnianej firmy otrzyma indywidualne konto w portalu z aktualnym podglądem lokalizacji pojazdu oraz stanem zatankowanego w tym obiekcie paliwa. Jednocześnie system będzie informował o wszelkich niezgodnościach w związku z użytkowaniem flotowych pojazdów w ramach firmy.

To już druga, po mobiParkingu, innowacyjna usługa wprowadzona w ramach programu FLOTA. Elementem wyróżniającym system Monitoring GPS jest zebranie w jednym miejscu danych umożliwiających bieżącą weryfikację i porównanie ilości zatankowanego paliwa, z transakcją dokonaną przy użyciu karty FLOTA. Informacje zapisane na serwerze pochodzą z zamontowanych w pojazdach nadajników GPS, które lokalizują pozycję pojazdu i przesyłają najważniejsze dane – lokalizację, ilość paliwa, prędkość lub informację o postojach. Pozostałe informacje ułatwiające weryfikację pochodzą z systemu flotowego PKN ORLEN.

Każde zdarzenie, odbiegające od informacji zakodowanych w systemie, jest szybko raportowane. W związku z tym, właściciele flot samochodowych, mogą uniknąć nadużyć w związku z użytkowaniem służbowych pojazdów.

Zastosowane rozwiązanie eliminuje konieczność przygotowywania żmudnych porównań, kompilowania danych z różnych systemów czy korzystania z dedykowanych programów. Dzięki usłudze Monitoring GPS we FLOCIE, bieżące porównanie danych jest dostępne od ręki.

Program FLOTA, oprócz bezgotówkowego tankowania i zbiorczych faktur z odroczonymi płatnościami oferuje szereg usług dodatkowych takich jak serwisowanie pojazdów, mobiParking, viaTOLL czy płatności za autostrady.

Kierowcy posiadający karty FLOTA, OPEN DRIVE i MIKROFLOTA mają możliwość bezgotówkowego rozliczania opłat za wszystkie autostrady w Polsce.

UTA to specjalistyczne karty paliwowo-serwisowe dla samochodów ciężarowych, dostawczych, autobusów oraz flot samochodów osobowych. Klienci użytkują obecnie kilkaset tysięcy tych kart.

Użytkownicy karty otrzymują pełen zakres usług niezbędnych kierowcy w drodze. Można nią regulować należności za paliwa, AdBlue, opłaty drogowe, autostrady, promy, tunele, mosty, parkingi, naprawy serwisowe, pomoc drogową, serwis urządzeń chłodniczych, serwis 24h – pomoc w nagłych wypadkach, odprawy graniczne w biurach celnych, pełny zakres mycia i czyszczenia pojazdów – cystern, silosów, chłodni, nadwozia, silnika, a także za zakup akcesoriów niezbędnych do kontynuowania jazdy i wiele innych, niezbędnych usług i produktów.

UTA współpracuje zarówno z krajowymi jak i międzynarodowymi koncernami naftowymi. Stacje akceptujące karty są dobierane tak, aby spełniały wymagania stawiane przez profesjonalny transport drogowy. Są czynne przez całą dobę, dysponują obszernymi parkingami, natryskami, restauracjami oraz innym wyposażeniem pomocnym kierowcom i ich pojazdom.

Karta UTA jest akceptowana w 50 tys. punktów w 37 krajach Europy oraz basenu Morza Śródziemnego, do których dociera transport europejski.

W Polsce karty UTA mają największą sieć akceptacji spośród wszystkich emitentów kart paliwowych – blisko 4.000 stacji. Są to stacje liczących się koncernów paliwowych – m.in. BP, BLISKA, LOTOS, LUKOIL, MOYA, OPTIMA, PKN ORLEN, SHELL, STATOIL oraz wielu operatorów niezależnych.

Korzystając z kart UTA przewoźnicy zyskują możliwość zakupu paliwa w całej Europie po konkurencyjnych cenach oraz dostęp do oferty rabatowej. Ponadto w Polsce, na wybranych stacjach przygranicznych, mają możliwość tankowania oleju napędowego po cenach na bazie SPOT.

Przedstawiciele UTA zwracają uwagę na zalety rejestracji w elektronicznych systemach autostradowych (tryb post-pay): odroczona płatność, przejazdy przez punkty poboru bez zatrzymywania pojazdu, otrzymywanie faktur w pełni zgodnych z wymogami dotyczącymi zwrotu VAT, szczegółowe informacje o przejechanych trasach i ich kosztach – dla całego taboru w prostej i czytelnej formie.

Ponadto regulowanie opłat za pośrednictwem UTA otwiera dostęp do dodatkowych rabatów, m.in. za autostrady (np. we Włoszech, Francji, Hiszpanii, Słowenii) i tunele.

Firma oferuje kilka rodzajów kart o różnym zakresie usług, z których UTA Full Service Card to karta zapewniająca dostęp do pełnego zakresu towarów i usług oferowanych przez sieć akceptacji UTA. Są to m. in.: paliwo, opłaty drogowe, akcesoria, naprawy serwisowe, pomoc drogowa, pełen zakres mycia i czyszczenia pojazdów i wiele innych.

UTA co dwa tygodnie wystawia faktury za wszystkie transakcje dokonane kartami i oferuje aż 30-dniowy termin płatności. W praktyce oznacza to odroczenie płatności od 30 do 45 dni od daty transakcji.

Bez względu na liczbę dokonanych transakcji oraz liczbę użytkowanych przez firmę kart, klient otrzymuje jeden rachunek zbiorczy – dwa razy w miesiącu, rachunki VAT (oddzielnie dla każdego kraju), które spełniają wszelkie wymagania niezbędne do sprawnego zwrotu podatku z zagranicy oraz zestawienie poszczególnych transakcji – szczegóły każdej operacji z podziałem na pojazdy. Dostępna także w formie elektronicznej specyfikacja pozwala na weryfikację wydatków oraz szybką kontrolę dokonanych transakcji. W powiązaniu z informacjami na temat najkorzystniejszych miejsc tankowań, dane te ułatwiają efektywne zarządzanie pojazdami.

UTA oferuje różne systemy odzyskiwania podatku VAT z zagranicy. Klient może zdecydować się na otrzymywanie na bieżąco faktur pomniejszonych o podatek VAT (fakturowanie netto) lub na odzyskiwanie go w trybie standardowym określonym przepisami fiskalnymi danego kraju. Obecnie UTA oferuje zwrot VAT z 27 państw. W ofercie jest też możliwość zwrotu podatku z faktur obcych. Firma oferuje także pomoc w odzyskaniu akcyzy zapłaconej za granicą.

Każda karta jest przypisana do konkretnego pojazdu, poprzez umieszczenie na niej numeru rejestracyjnego. Informacje dotyczące transakcji dokonanych przy pomocy kart udostępniane są klientowi niezwłocznie dzięki systemowi raportowania transakcji niezafakturowanych. Funkcjonuje również system informowania o transakcjach nietypowych i podejrzanych.

Obecnie UTA Polska wprowadza dodatkowo system autoryzacji on-line, co oznacza weryfikację i monitorowanie każdej operacji bezpośrednio na serwerze firmy. Pozwala to na natychmiastowe eliminowanie niepożądanych transakcji oraz wprowadzanie dowolnych ograniczeń zgodnych z potrzebami klientów.

Firma udostępnia szereg aplikacji internetowych, ułatwiających kontrolę wydatków. Są to m.in. Hit-Listy, które zawierają systematycznie aktualizowane ceny najtańszych stacji wraz z ich lokalizacją. Na stronie internetowej można również znaleźć aplikację Station Finder, która pozwala zaplanować optymalną trasę w oparciu o ceny paliwa, prognozowane koszty myta czy dostępność punktów serwisowych, a także sprawdzić aktualne ceny na stacjach. Każdego dnia klienci otrzymują informacje o bieżących transakcjach dokonanych przy użyciu karty UTA, a dzięki danym zawartym w dołączanych do faktur szczegółowych zestawieniach, dostępnych także w formie elektronicznej na stronie internetowej, mają możliwość szybkiego przygotowywania różnego rodzaju raportów i analiz. Dane te można również importować do dowolnego systemu zarządzania wykorzystywanego w firmie. Po zalogowaniu w specjalnej strefie klienci mają także dostęp do archiwum z cenami paliw na stacjach, fakturami i zestawieniami transakcji, a także do alertów dot. niezgodności w transakcjach.